Häufig gestellte Fragen (FAQ) & Organisatorisches von A-Z

Mit der Trägerregistrierung haben wir die Möglichkeit geschaffen, so flexibel wie möglich auf die unterschiedlichsten Verwaltungsstrukturen der verschiedenen Träger von Kindertageseinrichtungen zu reagieren. Als einziger Weiterbildungsanbieter in Mecklenburg-Vorpommern buchen Sie unsere Weiterbildungen nach erfolgter Registrierung und Verknüpfung für Ihre Mitarbeiter mit nur zwei Klicks.

Sollten Sie als Träger oder Einrichtung die Weiterbildungen Ihrer Mitarbeiter verwalten, sind Sie bei uns also genau richtig! Durch eine Trägerregistrierung und anschließende Verknüpfung Ihrer Mitarbeiter erhalten Sie genau die Übersichtlichkeit, die Sie benötigen:

  • Schluss mit zeitraubendem Papierkram!
  • Sie haben stets im Überblick welche Veranstaltungen Sie für welche Mitarbeiter gebucht haben, ob diese einen Platz bekommen und wie der aktuelle Bezahlstatus lautet
  • Rechnungsdokumente werden per E-Mail an Sie als Träger/Einrichtung gerichtet
  • Teilnahmebescheinigungen erhalten Sie nach Veranstaltungsende per E-Mail
  • Informationen zu Ortsänderungen, Verschiebungen oder Absagen erhalten sowohl Sie als auch der betreffende Teilnehmer stets per E-Mail

Da wir als erster Weiterbildungsanbieter in Mecklenburg-Vorpommern ein solches Weiterbildungsportal einsetzen, verstehen wir sehr gut, dass dies für Sie durchaus ungewohnt sein kann. Daher haben wir den Registrierungs- und Buchungsprozess nachfolgend mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung erläutert. Sollten dennoch Rückfragen aufkommen, rufen Sie gern an (0381 25 28 99 33), schreiben uns eine E-Mail an weiterbildung@ill-ev.de oder vereinbaren einen individuellen Termin zum Zoom-Meeting, in welchem wir Ihnen gern alle Vorzüge unseres Weiterbildungsportals erläutern und Sie durch den Anmelde-/Buchungsprozess begleiten.

1. Schritt: Anlegen eines Trägeraccounts

  • Erstellen Sie einen Trägeraccount, indem Sie während des Registrierungsprozesses das Häkchen bei "Trägerregistrierung" setzen
  • Verwenden Sie bitte ihre dienstliche E-Mail Adresse, auf welche Sie und Ihre Vertretung(en) Zugriff haben (später können Sie zusätzliche E-Mail Adressen ergänzen)

2. Schritt: Mitarbeiteraccounts anlegen

  • Nun müssen sich alle Ihre Mitarbeiter (die bei uns Fortbildungsveranstaltungen besuchen möchten) einen eigenen Teilnehmeraccount erstellen
  • Dazu lassen sie im Registrierungsprozess das Häkchen bei "Trägerregistrierung" weg
  • als E-Mail Adresse nutzen sie bitte eine persönliche E-Mail Adresse auf die niemand sonst zugreifen kann

3. Schritt: Verknüpfung Ihrer Mitarbeiter

  • jeder Ihrer Mitarbeiter sieht unter "Mein Bereich/Meine Daten" einen zufällig generierten "Code zur Trägerverknüpfung"
  • Sie benötigen nun von jedem Ihrer Mitarbeiter diesen Code

  • Melden Sie sich nun mit Ihrem Trägeraccount an
  • Jetzt gehen Sie auf "Mein Bereich/Verknüpfte Teilnehmer" und geben im linken Feld den entsprechenden Code ein

  • Mit einem Klick auf das grüne "Plus" nehmen Sie die Verknüpfung vor

4. Schritt: Veranstaltungen für Ihre Mitarbeiter buchen

  • Nun können Sie ganz komfortabel die jeweilige Veranstaltung durch einen Klick auf "Buchen" gezielt für den betreffenden Mitarbeiter buchen

 

Sie haben es geschafft!

Die Trägerverknüpfung ermöglicht eine Zuordnung Ihres Accounts zu Ihrem Träger. Dies geschieht mittels des Codes zur Trägerverknüpfung. Wenn Sie diesen an Ihren Träger weitergegeben haben, kann Ihr Träger Sie zu Veranstaltungen anmelden. Sämtliche Informationen gehen dann sowohl an die von Ihnen hinterlegte E-Mail Adresse als auch an die Ihres Trägers. Säntliche Rechnungen werden dann an Ihren Träger gestellt. Ihr Träger hat keinen Zugriff auf Ihre Daten. Die Trägerverknüpfung kann jederzeit aufgehoben werden.

Der Code für die Trägerverknüpfung ist eine sechsstellige zufällig generierte Abfolge von Zahlen und Buchstaben, welche Ihrem persönlichen Account zugeordnet ist. Sie finden diesen Code nach erfolgter Anmeldung unter "Mein Bereich/Meine Daten/Code für Trägerverknüpfung" (siehe Abbildung Punkt 3).

Mit diesem Code kann Ihr persönlicher Account dem Account Ihres Trägers/Ihrer Einrichtung zugeordnet werden ohne, dass dieser Zugriff auf Ihre Daten hat. Anschließend können über den Träger-/Einrichtungsaccount Veranstaltungen für Sie gebucht werden. Die Rechnungslegung erfolgt dann an die Adresse des Trägers/der Einrichtung. Sämtliche Informationen zu Änderungen, Rechnungen, Absagen etc. gehen per E-Mail sowohl ans Sie persönlich als auch an Ihren Träger/Ihre Einrichtung.

Sollten Sie bspw. den Arbeitgeber wechseln, ist es erforderlich die Verknüpfung zu Ihrem Träger/Ihrer Einrichtung auch im Weiterbildungsportal aufzuheben. Dies kann Trägerseitig vorgenommen werden. Nach erfolgtem Login mit dem Träger-/Einrichtungsaccount gehen Sie auf Mein Bereich/Verknüpfte Teilnehmer und klicken bei dem zu entknüpfenden Teilnehmer auf den roten Button (siehe Abbildung Punkt 2). Bitte kontaktieren Sie uns vor der Aufhebung der Verknüpfung per E-Mail an weiterbildung@ill-ev.de, damit wir im Vorfeld alle gebuchten und noch in der Zukunft liegenden Veranstaltungen stornieren können.

Als Mitarbeiter des Institut Lernen & Leben e.V. müssen Sie bei der Registrierung Ihre Personalnummer angeben. Mittels dieser können wir überprüfen, dass Sie tatsächlich Mitarbeiter beim ILL e.V. sind und die von uns angebotenen Veranstaltungen zu vergünstigten Preisen buchen können. Des Weiteren müssen Sie bei einem Einrichtungswechsel innerhalb des ILL e.V. nichts weiter tun, da Ihre Personalnummer auch dann gleichbleibt. 

Eine Veranstaltung buchen Sie auf der jeweiligen Detailseite der Veranstaltung. Auf diese gelangen Sie, wenn Sie sich auf der Übersichtsseite „Fort-/Weiterbildungen“ für eine Veranstaltung entschieden haben und diese anklicken. Auf der Detailseite der Veranstaltung finden Sie alle wichtigen Informationen zu dieser Veranstaltung. Durch einen Klick auf „buchen“ können Sie sich verbindlich für die Veranstaltung anmelden.

Sobald Sie auf „verbindlich buchen“ geklickt haben und noch ein Platz in der Veranstaltung frei war, erhalten Sie Ihre Anmeldebestätigung umgehend an die von Ihnen hinterlegte E-Mail Adresse. Ihre Anmeldebestätigung gilt NICHT als Rechnung - diese erhalten Sie separat. Bitte nehmen Sie eine Überweisung der Teilnahmegebühr erst vor, wenn Sie die entsprechende Rechnung erhalten haben. Ihre Anmeldung gilt als verbindlich und kann nur zu den von uns genannten Bedingungen storniert oder widerrufen werden.

Für jede Veranstaltung erhalten Sie eine eigenständige Rechnung. Die Rechnung zu einer gebuchten Veranstaltung erhalten Sie, sobald die Maximalteilnehmerzahl der jeweiligen Veranstaltung erreicht wurde oder spätestens 4 Wochen vor Veranstaltungsbeginn. Die Rechnung wird an die von Ihnen hinterlegte E-Mail Adresse geschickt und ist von Ihnen im Regelfall innerhalb von 14 Tagen zu begleichen. Sollten Sie sich verspätet (z.B. nach Ende der Anmeldefrist oder als Nachrücker) für eine Veranstaltung anmelden, finden Sie Ihr individuelles Zahlungsziel auf der Rechnung. Geben Sie bei der Überweisung bitte unbedingt den auf der Rechnung ausgewiesenen Verwendungszweck an. Dieser ermöglicht unserem Buchungssystem eine automatisierte Zuordnung Ihres Zahlungseingangs.

Hinweis: Sie haben jederzeit die Möglichkeit die bereits erhaltenen Rechnungen zu einer Veranstaltung erneut herunterzuladen. Klicken Sie dafür einfach unter Mein Bereich/Meine Kurse auf das Info-i in der letzten Spalte.

Damit Sie die Teilnahmebescheinigung zu einer von Ihnen besuchten Veranstaltung erhalten können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  1. Der Teilnahmebeitrag ist auf unserem Konto eingegangen
  2. Sie haben tatsächlich an der Veranstaltung teilgenommen
  3. Sie haben unsere AGBs sowie die Datenschutzerklärung akzeptiert

Sollte eine der Voraussetzungen noch nicht erfüllt sein, kann es zu Verzögerungen bei der Generierung der Teilnahmebescheinigung kommen. Sollten Fragen aufkommen, kontaktieren Sie uns gern per E-Mail: weiterbildung@ill-ev.de

Hinweis: Sie haben jederzeit die Möglichkeit die bereits erhaltenen Teilnahmebescheinigungen zu einer Veranstaltung erneut herunterzuladen. Klicken Sie dafür einfach unter Mein Bereich/Meine Kurse auf das Info-i in der letzten Spalte.

 

Sobald Sie die Rechnung zu der von Ihnen gebuchten Veranstaltung erhalten haben, überweisen Sie den ausgewiesenen Betrag auf folgendes Konto:


Inhaber: Institut Lernen und Leben e.V.
Kreditinstitut: Ostseesparkasse Rostock
IBAN: DE43 1305 0000 0201 0701 03
BIC: NOLADE21ROS


Verwendungszweck: Geben Sie hier bitte den Verwendungszweck an, der auf Ihrer Rechnung angegeben wird – ohne Zusätze.

Sie können Ihre Teilnahme an einer gebuchten Veranstaltung bis 4 Wochen vor Veranstaltungsbeginn kostenfrei schriftlich stornieren (weiterbildung@ill-ev.de).

Danach gilt: 
1.    Bei Zertifikatskursen:
Im Krankheitsfall kann der Teilnehmer nach Vorlage einer Kopie des Krankenscheins innerhalb von drei Arbeitstagen nach Modulbeginn das Modul im nächsten Qualifizierungszeitraum nachholen, sofern der betreffende Zertifikatskurs im nächsten Qualifizierungszeitraum erneut angeboten wird und die jeweils notwendige Mindestteilnehmerzahl erreicht wird. Das Zertifikat wird erteilt, sofern sämtliche Module belegt worden sind. Senden Sie dazu rechtzeitig eine E-Mail an weiterbildung@ill-ev.de

2.    Bei Tagesweiterbildungen, Onlineseminaren und Fachtagen:
a.    Bei Buchungen durch einen Träger, benennt dieser schriftlich und verbindlich per E-Mail einen Ersatzteilnehmer für die betreffende Veranstaltung. Sämtliche Forderungen und Bedingungen gehen dann auf den Ersatzteilnehmer über.
b.    Bei Stornierung wegen Krankheit erstatten wir für die genannten Veranstaltungen bereits gezahlte Kosten zu 100% zurück, sofern kein Ersatzteilnehmer benannt wird. Eine Kopie der Krankschreibung muss innerhalb von drei Arbeitstagen nach Veranstaltungsbeginn bevorzugt per E-Mail an weiterbildung@ill-ev.de oder postalisch in der Bildungsakademie, Am Campus 16, 18182 Rostock-Bentwisch eingehen.
 

Ihre Teilnahme an einer gebuchten Veranstaltung stornieren Sie schriftlich per E-Mail an weiterbildung@ill-ev.de Beachten Sie dabei bitte unsere Fristen: Kostenfreie Stornierungen sind bis zu 4 Wochen vor Veranstaltungsbeginn möglich. Darüber hinaus können Sie sich nur noch im Krankheitsfall kostenfrei abmelden.

Wenn Sie aus gesundheitlichen Gründen nicht an einer von Ihnen gebuchten Veranstaltung teilnehmen können, reichen Sie bitte innerhalb von 3 Arbeitstagen nach der Veranstaltungsende eine Kopie Ihrer Krankschreibung vorzugsweise per E-Mail an weiterbildung@ill-ev.de ein. Wir erstatten Ihre Teilnahmegebühr zu 100%.

Wenn Sie für sich selbst Weiterbildungen buchen, geben Sie bei der Registrierung bitte stets Ihre persönliche E-Mail Adresse an, da eine E-Mail Adresse immer nur für einen Account verwendet werden kann. Darüber hinaus werden Ihnen sämtliche zukünftige Informationen an diese E-Mail Adresse zugestellt. Dies umfasst u.a. die Zustellung der Anmeldebestätigung, der Rechnung, Gutschriften, Informationen zu Terminverschiebungen, Absagen, Ortsänderungen etc. Sollte Ihr Träger die Veranstaltungen buchen gehen diese Informationen immer auch per E-Mail an Ihren Träger – sodass sichergestellt ist, dass Sie immer alle Informationen erhalten.

Die Angabe einer einrichtungsbezogenen E-Mail Adresse ist lediglich für Träger/Einrichtungen zulässig, die die Weiterbildungen für Ihre Mitarbeiter buchen/verwalten möchten. Ansonsten könnte sich immer nur ein Mitarbeiter je Einrichtung anmelden.

Sollten Sie Ihre E-Mail Adresse ändern wollen, senden Sie uns bitte von der bisher hinterlegten E-Mail Adresse den Änderungswunsch an weiterbildung@ill-ev.de und geben dabei neben der neuen E-Mail Adresse zur Authentifizierung die folgenden Daten an:

  • Vorname
  • Nachname
  • Straße
  • Postleitzahl
  • Ort

Sobald wir die Änderung durchgeführt haben, erhalten Sie eine entsprechende Bestätigungsmail von uns.

Sollten Sie Ihren Arbeitgeber wechseln, müssen Sie folgendes beachten:

  1. Sie wechseln vom ILL e.V. zu einem anderen Arbeitgeber: In diesem Fall geben Sie uns bitte Bescheid, damit wir Ihre Personalnummer löschen können und Sie zukünftig die Standardpreise für unsere Veranstaltungen sehen.
  2. Sie wechseln von einem anderen Arbeitgeber zum ILL e.V.: In diesem Fall lösen Sie bitte zunächst Ihre ggf. bestehende Trägerverknüpfung. Anschließend tragen Sie Ihre ILL-Personalnummer im Bereich „Meine Daten“ ein. Sie werden schnellstmöglich für die vergünstigen Preise freigeschaltet.

Soweit Sie uns Ihre Daten zur Verfügung gestellt haben, verwenden wir diese ausschließlich zur Beantwortung von Anfragen, zur Abwicklung von Aufträgen und weiterer mit Ihnen geschlossenen Verträge sowie zur technischen Administration und Pflege der Kundenbeziehung. Eine Weitergabe der Daten an Dritte erfolgt nicht. Ausgenommen hiervon ist die Übermittlung von Daten für Dienstleistungen im Rahmen von Bestellabwicklungen mit Lieferanten und Speditionen sowie das mit der Zahlungsabwicklung beauftragte Kreditunternehmen. Der Umfang der übermittelten Daten beschränkt sich in diesen Fällen auf das erforderliche Minimum.
Die Löschung der gespeicherten personenbezogenen Daten erfolgt, wenn Sie Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder wenn ihre Speicherung aus sonstigen gesetzlichen Gründen unzulässig ist. Wenn Sie uns über das Kontaktformular erreichen, werden die von Ihnen angegebenen persönlichen Daten ausschließlich zur Bearbeitung Ihres Anliegens bzw. Ihres Antrages verwendet. Die persönlichen Daten werden nicht in unseren elektronischen Datenbestand aufgenommen. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.

Ausführliche Informationen zu Datenschutz finden Sie hier: https://ill-ev.de/datenschutz/

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